1. 開啟網頁「https://www.office.com/」，並點選「登入」

2. 輸入帳號，接著點選「下一步」

3. 輸入密碼，接著點選「登入」

4. 依照需求選擇是否保持登入

5. 點選「系統管理」

6. 系統管理中心，點選「Exchange」

7. 點選「郵件流程」

8. 點選「＋」接著點選「建立新的規則」

9. 輸入「名稱」，接著選取寄件者條件，例如：「寄件者位於」

10. 選取執行動作「拒絕此郵件並包含說明」或是「刪除郵件而不通知任何人」，例如：選擇「拒絕此郵件並包含說明」o

11. 輸入拒絕理由，接著點選「確定」

12. 接著開放特定人員，點選「更多選項」

13. 點選「新增例外狀況」

14. 選取「寄件者」→「是此人」or「其他條件」，例如：「是此人」

15. 選取欲開放寄送外部信件人員，接著點選「確定」

16. 設定完成，點選「儲存」

17. 設定完成，確定啟用規則，請記得勾選規則，並且注意規則優先順序，不可與排序在前的規則衝突

18. 此時當寄送違反規則的信件，則會收到退信