保留原則可保護 Office 365 內的資料不會被刻意刪除

詳細說明請參考以下內容以及網頁連結：

對大多數組織來說，其資料（電子郵件、文件、即時訊息等）的數量和複雜性日益增加。有效管理或控管此資訊至關重要，因為您需要：

• 主動遵守產業規範和內部原則，需要您將某些內容至少保留一段時間，例如，Sarbanes-Oxley 法案可能需要您將某些類型的內容保留七年。

• 降低發生訴訟或安全性漏洞的風險，方法為永久刪除您不再需要保留的舊內容。

• 協助貴組織有效分享知識並提高靈活度，方法為確保使用者只使用目前和相關的內容。

保留原則可協助您實現所有這些目標。管理內容通常需要下列兩個動作：

• 保留內容，以便無法在保留期間結束之前將其永久刪除。

• 在保留期間結束之前，永久刪除內容。

透過保留原則，您可以：

• 主動決定要保留內容、刪除內容，還是兩者（保留然後刪除內容）。

• 將單一原則套用到整個組織或套用到特定位置或使用者。

• 將原則套用到所有內容或套用到符合特定條件的內容，例如包含特定關鍵字或特定類型的敏感性資訊的內容。

當內容受限於保留原則時，人員可以繼續編輯及使用的內容，一樣不會變更，因為內容保留在其原始位置。但在某人編輯或刪除受限於原則的內容時，將會有複本儲存至安全位置，在原則仍然有效時會持續進行保留。

最後，有些組織可能需要遵守法規，例如證券交易委員會（SEC）法規 17a-4，要求在保留原則開啟之後，不能關閉或執行較不嚴格的限制。若要滿足這個需求，您可以使用「保留鎖定」。原則鎖定之後，任何人（包括系統管理員）均無法關閉原則或使原則變得較不受限制。

您可以在以下位置建立和管理保留原則：

• Microsoft 365 合規性中心的 [原則]**** 頁面。

• Office 365 安全性與合規性中心 的 [資訊控管]**** 下的 [保留]**** 頁面。&

※ https://docs.microsoft.com/zh-tw/microsoft-365/compliance/retention-policies